Jahresabschluss für Therapeuten & Therapeutinnen leicht gemacht! Erfahre, welche Unterlagen Du benötigst, welche Fristen wichtig sind und wie Du Deine Praxis rechtssicher abschließt.
Das Jahr neigt sich dem Ende zu, und während viele sich auf die Feiertage freuen, bedeutet das für Dich als Therapeut oder Therapeutin auch: Es ist Zeit für den Jahresabschluss!
Aber mal ehrlich: Buchhaltung und Steuern sind nicht gerade die Lieblingsthemen vieler Therapeuten & Therapeutinnen.
Es gibt viele Vorschriften, Fristen und Dokumente, die schnell verwirren können. Was musst Du beachten? Welche Unterlagen brauchst Du? Und wie bleibt der Prozess stressfrei?
In diesem Blog erfährst Du alles, was Du wissen musst – einfach und verständlich. Mit unseren Tipps und der passenden Software wird der Jahresabschluss für Therapeuten & Therapeutinnen rechtssicher und effizient.
Das Wichtigste in Kürze:
- Überblick und Transparenz: Ein gut vorbereiteter Jahresabschluss hilft dir, den Überblick über deine Finanzen zu behalten und ermöglicht strategische Entscheidungen.
- Steuerliche Anforderungen: Der Jahresabschluss erfüllt gesetzliche Vorgaben und hilft, steuerliche Vorteile zu nutzen sowie Risiken zu minimieren.
- Einnahmen und Ausgaben erfassen: Sammle alle relevanten Belege, erfasse Einnahmen und Ausgaben korrekt und nutze digitale Tools zur effizienten Belegsammlung.
Warum ist der Jahresabschluss für Therapeuten & Therapeutinnen wichtig?
Der Jahresabschluss ist für Dich nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine wertvolle Grundlage für die Zukunft Deiner Praxis.
Er zeigt Dir schwarz auf weiß, wie Dein Geschäftsjahr gelaufen ist:
- Welche Einnahmen hattest Du?
- Wo lagen Deine größten Ausgaben?
- Und wie profitabel war Deine Praxis wirklich?
Diese Zahlen helfen Dir, Deine Finanzen besser zu planen und gezielt zu optimieren.
Für die Steuer ist der Jahresabschluss ebenso entscheidend. Er bildet die Grundlage für die Berechnung Deiner Steuerlast und stellt sicher, dass Du alle Vorgaben erfüllst. Fehler oder fehlende Dokumente können hier teuer werden – sowohl finanziell als auch zeitlich.
Darüber hinaus dient der Jahresabschluss als Nachweis Deiner finanziellen Stabilität. Das kann wichtig sein, wenn Du einen Kredit beantragen möchtest, z. B. für die Erweiterung oder Modernisierung Deiner Praxis.
Ein gut gemachter Jahresabschluss ist also mehr als nur Bürokratie – er gibt Dir Klarheit, Sicherheit und neue Möglichkeiten für Deine Praxis.
Das umfasst der Jahresabschluss
Ein Jahresabschluss gibt Therapeuten & Therapeutinnen einen umfassenden Überblick über Deine finanzielle Lage und ist wichtig für die Erfüllung steuerlicher Verpflichtungen.
Je nach Einkommens- und Umsatzsituation gelten unterschiedliche Vorgaben:
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder Bilanz
Freiberuflich tätige Therapeuten, wie Physiotherapeutinnen oder Heilpraktiker, verwenden in der Regel die EÜR nach § 4 Abs. 3 EStG.
Eine Bilanzpflicht entsteht nur bei Überschreiten bestimmter Umsatz- oder Gewinngrenzen gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) oder bei freiwilliger Entscheidung zur Bilanzierung (z. B. für Kredite).
Steuerliche Verpflichtungen: Umsatzsteuer, Einkommensteuer, Gewerbesteuer
Therapeuten & Therapeutinnen müssen ihre Umsätze und Gewinne korrekt versteuern.
Während viele freiberufliche Therapeuten & Therapeutinnen keine Gewerbesteuer zahlen, fallen Einkommen- und, bei Überschreiten der Kleinunternehmergrenze, auch Umsatzsteuer an.
Präzise Aufzeichnungen und fristgerechte Abgabe sind hier unerlässlich.
Dokumentationspflichten (§ 147 AO)
Gemäß der Abgabenordnung (AO) müssen alle steuerrelevanten Unterlagen (z. B. Belege, Buchführungsunterlagen) ordnungsgemäß geführt und für zehn Jahre aufbewahrt werden.
Elektronische Aufzeichnungen müssen GoBD-konform sein, um rechtlichen Anforderungen zu genügen.
Wichtige Unterlagen und Vorbereitungen
Ein gut organisierter Jahresabschluss beginnt mit der richtigen Dokumentation.
Buchführungsunterlagen wie Rechnungen, Belege und Kontoauszüge bilden die Grundlage für korrekte Zahlen.
Stell also sicher, dass alle Ein- und Ausgaben sauber dokumentiert sind und den Vorgaben der Abgabenordnung (§ 147 AO) entsprechen.
Zusätzlich müssen offene Forderungen und Verbindlichkeiten präzise erfasst werden. Notiere alle noch ausstehenden Zahlungen und offene Rechnungen, um spätere Unklarheiten oder Fehler zu vermeiden.
Auch bei Verbindlichkeiten ist eine klare Übersicht wichtig, um die finanzielle Lage korrekt abzubilden.
Vergiss nicht, Abschreibungen und Rückstellungen ordnungsgemäß zu erfassen. Investitionen in Geräte oder Einrichtungen kannst Du über mehrere Jahre abschreiben, während Rückstellungen für unklare Verpflichtungen eingeplant werden sollten.
Vorbereitung auf den Jahresabschluss für Therapeuten
Eine strukturierte Finanzplanung und der Einsatz digitaler Tools, wie smartTherapy, können den gesamten Prozess erheblich erleichtern.
Mit regelmäßigen Reviews und einer systematischen Belegsammlung schaffst Du die besten Voraussetzungen für einen fehlerfreien und professionellen Jahresabschluss.
Smarte Helfer für einen stressfreien Jahresabschluss
Nutze digitale Tools wie smartTherapy für die Belegsammlung. Diese Methode ist zeitsparend und effizient, da alle Belege digital erfasst und organisiert werden können.
Wenn Du synaptos gerne auf einem mobilen Endgerät nutzen möchtest, ist das natürlich möglich. Für Apple-Geräte kannst Du synaptos über Deinen Browser installieren und die Adressleiste dadurch ausblenden (iOS).
Bei Android-Geräten kannst Du Dir unsere smartTherapy-App kostenlos im Google Play Store und in der Huawei AppGallery herunterladen.
Für iOS ist derzeit keine App geplant, da die Bestimmungen von Apple momentan für uns nicht umsetzbar sind.
Wir empfehlen Dir, diese Anwendung über Chrome zu installieren, auch wenn Du ein iOS-Gerät nutzt, da die Applikation so am besten funktioniert!
Diese Einnahmen sind wichtig
Beim Jahresabschluss für Therapeuten und Therapeutinnen spielen verschiedene Einnahmequellen eine wichtige Rolle, die korrekt erfasst und ausgewiesen werden müssen.
In Deutschland verdienen Therapeuten und Therapeutinnen ihr Einkommen hauptsächlich durch ihre medizinischen und therapeutischen Leistungen.
Haupteinnahmequelle: Behandlungen und Therapien
Diese Einnahmen setzen sich aus den Behandlungskosten für Einzel- oder Gruppentherapien sowie für spezielle Therapieprogramme zusammen.
Wichtig ist hierbei, dass in Deutschland medizinische Leistungen, die der Heilbehandlung dienen, gemäß § 4 Nr. 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) von der Umsatzsteuer befreit sind (sofern sie ärztlich verordnet wurden oder der Heilung dienen).
Zu diesen Leistungen zählen beispielsweise Physiotherapie, Ergotherapie, Logopädie und Psychotherapie.
Umsatzsteuerpflichtige Leistungen und Produkte
Ausnahmen von der Steuerbefreiung gibt es für nicht heiltherapeutische Leistungen wie gewerbliche Massagen oder den Verkauf von Produkten (z. B. Massageöl, Salben, Gymnastikbälle).
Diese unterliegen der Umsatzsteuerpflicht und müssen in der Buchhaltung getrennt von den steuerfreien Einnahmen erfasst werden.
Weitere Einnahmequellen
Neben den Behandlungskosten können auch Erstattungen von Krankenkassen, Zuschüsse für spezielle Therapieformen, sowie Honorare für Fachvorträge oder Seminare Teil des Einkommens sein.
Alle diese Einnahmen sind in der Jahresabschlussdokumentation (EÜR oder Bilanz) vollständig anzugeben.
Diese Ausgaben haben Therapeuten & Therapeutinnen
Zu den Hauptausgaben zählen Miete und Nebenkosten für Praxisräume, die Anschaffung und Wartung medizinischer Geräte sowie Verbrauchsmaterialien wie Desinfektionsmittel und Verbände.
Auch Gehälter für Angestellte und Fortbildungskosten für Seminare und Kurse zur beruflichen Weiterentwicklung gehören dazu.
Therapeuten & Therapeutinnen sollten zudem Kosten für Werbung und Praxismarketing einplanen, um ihre Praxis bekannt zu machen. Versicherungen wie die Berufshaftpflicht oder eine Praxisausfallversicherung sind ebenfalls unverzichtbare Ausgaben.
Buchführungs- und Steuerberatungskosten sind notwendige Ausgaben für die Erstellung des Jahresabschlusses. Auch Ausgaben für Fachliteratur oder Online-Ressourcen fallen häufig an.
Was ist mit dem Auto?
Das Auto zählt zu den typischen beruflich und privat genutzten Gegenständen. Für berufliche Fahrten ist ein Fahrtenbuch in Deutschland der beste Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Alternativ können Selbstständige die Kilometerpauschale von 0,30 €/km (2024) für betriebliche Fahrten ansetzen. Eine genaue Dokumentation ist wichtig, um steuerliche Vorteile geltend zu machen.
Diese Fristen musst du beachten
Beim Jahresabschluss für Therapeuten & Therapeutinnen in Deutschland sind einige wichtige Fristen zu beachten, die je nach steuerrechtlicher oder handelsrechtlicher Anforderung variieren (Stand 2024):
Steuerrechtliche Abgabefristen
Die Steuererklärung, zu der der Jahresabschluss gehört, muss grundsätzlich bis 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden.
Falls ein Steuerberater beauftragt wird, verlängert sich diese Frist auf den 28. Februar des übernächsten Jahres.
Quelle: guhr-steuerberatung.de
Handelsrechtliche Fristen (für bilanzierungspflichtige Unternehmen, z. B. größere Praxen oder GmbHs)
Der Jahresabschluss muss innerhalb von 6 Monaten nach Geschäftsjahresende aufgestellt werden. Für kleine Gesellschaften kann diese Frist auf bis zu 12 Monate verlängert werden.
Spätestens zum 31. Dezember des Folgejahres ist der Jahresabschluss zu veröffentlichen, wenn dies erforderlich ist.
Dokumentationsfristen
Belege und Dokumentationen, die für den Jahresabschluss benötigt werden, sollten zeitnah und vollständig vorliegen. Eine systematische Vorbereitung während des laufenden Jahres spart Stress und stellt sicher, dass alle Fristen eingehalten werden können.
Alle diese Einnahmen sind in der Jahresabschlussdokumentation (EÜR oder Bilanz) vollständig anzugeben.
Da sich Fristen in Sonderfällen (etwa durch neue Gesetzesänderungen) ändern können, ist eine enge Zusammenarbeit mit einem Steuerberater empfehlenswert.
Jahresabschluss vorbereiten - was muss ich tun?
Es gibt mehrere Methoden den Jahresabschluss vorzubereiten. Unser Favorit ist die digitale Belegsammlung mit smartTherapy. Diese Methode ist zeitsparend, übersichtlich und einfach.
Anders als bei der Methode „Schuhkarton“, werden bei smartTherapy alle Belege einfach in der smartScan App hochgeladen oder im System manuell erfasst und eingescannt.
Keine chaotischen Schuhkartons, die dem Steuerberater Zeit und Nerven rauben. Auch die nachträgliche Suche nach Belegen fällt mit smartTherapy einfach weg.
Du möchtest deine Abrechnung und den Jahresabschluss stressfrei und vollständig erledigen?
Ein gut vorbereiteter Jahresabschluss ist unerlässlich für den Erfolg deiner Praxis. Nutze die Tipps und Tools, um stressfrei durch die Steuerzeit zu kommen und starte gut vorbereitet ins neue Jahr.