Jahresabschluss vorbereiten
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Vorbereitung Jahresabschluss
Jedes Jahr werden Selbstständige vor die Herausforderung gestellt, die Vorbereitung für den Jahresabschluss meistern zu müssen. Keine einfache Angelegenheit, so denken die meisten. Tatsächlich ist diese Herausforderung einfach bewältigbar, werden ein paar wenige Regeln beachtet. In diesem Beitrag informieren wir Selbstständige im Gesundheitswesen darüber, wie man sich bestens auf den Jahresabschluss vorbereitet. Wichtig ist, dass sich Therapeuten früh genug einen Überblick über die persönliche finanzielle Lage machen, um am Ende mit möglichst geringen Abgaben (Steuern, SVS-Beiträge) konfrontiert zu werden.Jahresabschluss verstehen leicht gemacht
Am Ende des Jahres werden die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt. Dies bedeutet, dass der erwirtschaftete Gewinn (werden von der Summe aller Einnahmen die Summe aller Abgaben abgezogen, erhält man den Gewinn) sowie die Höhe der Steuerlast ermittelt werden. Um am Ende jedoch nicht mit unerwarteten Abgaben belastet zu werden, sollten sich Therapeuten vorab einen Überblick über sämtliche Geldflüsse verschaffen. Hat der Therapeut schon während des Jahres Kenntnis darüber, mit welchen Einnahmen und Ausgaben dieser zu rechnen hat, ist es möglich, diverse Zahlungen so zu organisieren, dass sich diese am Ende des Jahres positiv auf die finanzielle Gesamtsituation des Therapeuten auswirken.Einnahmen Therapeuten
Die Haupteinnahmequelle von Therapeuten ist in der Regel die medizinische Leistung. Diese ist bei Gesundheitsberufen – mit Ausnahme des gewerblichen Masseurs – umsatzsteuerbefreit. Wird die Leistung dem Patienten verrechnet, muss dieser demnach keine Umsatzsteuer entrichten. Selbiges gilt für Rechnungen, die der Therapeut zu bezahlen hat. Verkauft der Therapeut in seiner Praxis Produkte wie beispielsweise Massageöle, Salben etc. benötigt dieser ein Gewerbe. Die Produkte müssen im Gegensatz zu den medizinischen Leistungen mit 20% Umsatzsteuer verrechnet werden. Bei Anschaffungen (Arbeitsutensilien und -geräte), die vom Therapeuten getätigt werden, wird eine Vorsteuer mitgerechnet. Diese kann unerfreulicherweise nicht beim Finanzamt zurückgeholt werden. Darüber hinaus haben Therapeuten keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.Mehr zu Produktverkauf...
Abrechnung mittel Honorarnote & Registrierkasse
Die Verrechnung der Leistungen und Produkte kann entweder bar, mittels Bankomat- oder Kreditkarte über die Registrierkasse oder mittels Honorarnote per Überweisung erfolgen. Therapeuten, die einen Jahresumsatz von mehr als 15.000 € und einen Barumsatz von mehr als 7.500 € vorweisen können, fallen in die Registrierkassenpflicht. Sämtliche Barbelege müssen demnach elektronisch erfasst werden. Für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist es notwendig, sämtliche Barbelege wie auch Honorarnoten 7 Jahre lang in Papierform oder digital aufzubewahren.Ausgaben von Therapeuten
Zu den Betriebsausgaben des Therapeuten gehören alle Dinge, die dieser zum Arbeiten benötigt (Öle, Reinigungsmittel, Praxisinventar, Arbeitsutensilien und -geräte). Diese Ausgaben können alle samt steuerlich abgesetzt werden. Schwieriger gestaltet es sich bei Dingen, die beruflich wie auch privat genutzt werden. Dazu gehört in sehr vielen Fällen das Auto. Wird dieses beruflich und privat genutzt, ist eine genaue Trennung für die Steuer entscheidend. Eine einfache Lösung ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Darin wird festgehalten, ob es sich um eine betriebliche oder private Fahrt handelt. Darüber hinaus ist die schriftliche Dokumentation des Kilometerstandes am Beginn und am Ende der Fahrt erforderlich. Das mag am Anfang vielleicht penibel wirken, zahlt sich jedoch am Ende aus: Durch das Fahrtenbuch haben Selbstständige einen nachvollziehbaren Beleg, den sie dem Finanzamt vorlegen können. Wer beruflich nur wenig mit dem Auto unterwegs ist, kann auch Kilometergeld schreiben und es so als Betriebsausgabe geltend machen. Hierzu werden die betrieblich gefahrenen Kilometer mal 42 Cent gerechnet.Vorbereitung für den Jahresabschluss
Es existieren unterschiedliche Methoden, wie der Jahresabschluss in Angriff genommen werden kann. Im Folgenden werden unterschiedliche Methoden samt ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt:
Jahresabschluss-Methode 1: Der Schuhkarton
Die für Steuerberater unbeliebteste Methode ist die Schuhkartonmethode. Sämtliche Belege kommen mit Jahresende im Schuhkarton auf den Tisch und müssen vom Steuerberater geordnet, geheftet und verarbeitet werden. Dafür benötigt der Steuerberater viel Zeit, die vom Therapeuten bezahlt werden muss.Jahresabschluss-Methode 2: Belege über das Bankkonto verwalten
Eine andere Methode besteht darin, sämtliche Zahlungsein- und -ausgänge über das Bankkonto abzuwickeln. Beim Tanken, Material einkaufen und Co. empfiehlt es sich, alle Zahlungen mit der Bankomatkarte zu erledigen. Am Ende des Jahres können diese Zahlungsflüsse als exportierte Datei entweder A) selbst via Netbanking oder B) über den persönlichen Bankberater an den Steuerberater übermittelt werden. So fällt viel an händischer Nacharbeit weg. Der Nachteil ist jedoch, dass die einzelnen Belege zu den Zahlungsflüssen im Nachhinein zugeordnet werden müssen.Digitale Belegsammlung mit smartTherapy
Eine all-in-one-Lösung bietet synaptos mit der Praxissoftware smartTherapy. Gemeinsam mit der Treuhandunion Klagenfurt wurde an Rechnungslegungsfunktionen der Software gearbeitet, um Therapeuten bei all ihren Abrechnungsabläufen optimal zu unterstützen. Honorarnoten können ganz einfach mittels oneClick-Funktion erstellt und verwaltet werden. Barbelege, die zu den Ausgaben des Therapeuten zählen, können ebenfalls unkompliziert in das System aufgenommen werden, indem diese abfotografiert und mittels der App smartScan hochgeladen werden. Die Barbelege können für eine übersichtliche Verwaltung in selbst gewählten Kategorien zusammengefasst werden. Alle erfassten Ein- und Ausgaben werden in einer übersichtlichen Darstellung im FinanzCockpit angeführt. Darüber hinaus weiß der Therapeut über die Anzahl der geschriebenen Rechnungen, die Höhe der Rechnungsbeträge sowie über die Anzahl der bereits bezahlten und noch offenen Rechnungen Bescheid. smartTherapy macht es möglich, dass Therapeuten mit wenig Aufwand ihre Belegsammlung jederzeit im Überblick behalten und so keine unerwünschten Überraschungen am Jahresende zu befürchten haben.
Unbedingt vor dem 31.12 reagieren
Wer smart ist, macht sich vor dem 31.12. Gedanken, welche Zahlungen und Anschaffungen noch im selben Jahr und welche wiederum erst im nächsten Jahr getätigt werden sollten. Im Gespräch mit Ingo Gruss, Steuerberater der Treuhandunion Klagenfurt, wurden einige Tipps, die vor allem für Neugründer relevant sind, erfragt: Es gibt immer wieder finanzielle Herausforderungen im Bereich der Sozialversicherungsvorschreibungen. Für die ersten 2 Jahre der Selbstständigkeit schreibt die SVS eine Mindestbeitragsgrundlage vor. Danach wird eruiert, wie viel tatsächlich erwirtschaftet wurde. Liegt der Gewinn zwischen € 25.000,- € 30.000,- können Nachzahlungen in Größenordnungen von € 8.000 bis € 12.000,- pro Jahr erwartet werden. Wird das nicht berücksichtigt, hat das zwei gravierende Nachteile:1. Im ersten Jahr „fehlt“ dem Therapeuten die SVS-Ausgabe. Dementsprechend ist der Gewinn höher und somit auch leider die Steuerlast.
2. Oft ist man verleitet, den Gewinn schon auszugeben. Monatlich gibt es viele fixe und variable Zahlungen zu tilgen. Wenn die SVS nach 2 Jahren diese nachträgliche Forderung stellt, ist der Therapeut u. U. nicht liquide. Diese nachträgliche Forderung ist leider immer verknüpft damit, dass auch die Vorschreibung fürs laufende Geschäftsjahr angepasst wird. Dies könnte möglicherweise zu sehr hohe Kosten führen, die die berufliche Existenz gefährden.
Tipp: Unbedingt vor dem 31.12 überprüfen, wie viel Sozialversicherung bereits bezahlt wurde. Vor Jahresende ist es möglich, Beiträge im Voraus zu zahlen. Damit kann verhindert werden, dass verbindliche Zahlungen nicht zu einer Belastung in den Jahren darauf werden!
Die wichtigsten Punkte für den Jahresabschluss zusammengefasst
- Es ist wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie hoch der Gewinn ist.
- Überprüft werden sollte, wie viel SVS-Beitrag vorausbezahlt wurde.
- Von Vorteil ist es, mit dem Steuerberater zu errechnen, wie viel Sozialversicherung nachzubezahlen ist!
- Der SVS-Betrag sollte vor dem 31.12 eingezahlt werden! So ist der Gewinn geringer und die Belastung in den Folgejahren niedriger!
