Alle Infos zur Umstellung bei synaptos DE

Seit dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme in Deutschland die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassSichV) erfüllen. Die entsprechende Übergangsfrist für eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) für elektronische Registrierkassen in DE hat am 1.1.2023 geendet. Seither muss jede elektronische Registrierkasse eine TSE haben.

Die Erstellung eines Barbelegs in unserer Praxissoftware synaptos fällt in die Kategorie elektronische Registrierkasse und müsste daher eine TSE haben, um gesetzeskonform zu sein. Da es uns in naher Zukunft nicht möglich sein wird, diese einzubauen, wird die Option, Barbelege zu erstellen, für unsere deutschen Kund:innen ab 1.1.2024 nicht mehr vorhanden sein.

WICHTIG: Es ist weiterhin problemlos möglich, Rechnungen mit den Zahlungsarten EC-Karte & Kreditkarte auszustellen! Diese Optionen zählen in Deutschland nicht zur Barzahlung!

Auf dieser Seite findet ihr die wichtigsten Änderungen und Informationen kompakt an einem Ort zusammengefasst.

Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick:

Neue Nutzer:innen

Für neue Nutzer:innen ab 1.1.2024 wird es die Option der Barzahlung (in Deutschland ausschließlich mit Bargeld) grundsätzlich nicht geben bzw. wird diese überhaupt nicht ersichtlich sein.

Bestehende Nutzer:innen - keine Barbelege erstellt

Deutsche Bestandskund:innen, die bisher nie einen Barbeleg erstellt haben, wird die Option, Barbelege zu erstellen, mit der Version 3.16 auch vollständig entfernt und kann nicht mehr ausgewählt werden.

Bestehende Nutzer:innen - Barbelege erstellt

Hat ein:e deutsche:r Nutzer:in in der Vergangenheit bereits Barbelege erstellt, sind diese natürlich weiterhin in der Applikation sichtbar, aber nicht mehr änderbar.

Die Auswahl der Barzahlung ist jetzt nicht mehr gegeben, sondern nur die Option "Rechnung".

Ich habe in der Vergangenheit Barbelege erstellt - sind diese nun weg?

Hat ein:e deutsche:r Nutzer:in von synaptos in der Vergangenheit bereits Barbelege erstellt, sind diese natürlich weiterhin in der Applikation sichtbar, jedoch nicht mehr änderbar.

Die verschiedenen Menüs innerhalb der Applikation (z. B. Finanzen > Barbelege) werden aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht die Barbelege immer anzeigen.

Die erstellten Barbelege werden auch bei den Finanzexporten weiterhin berücksichtigt.

Kann ich jetzt in Deutschland auch nicht mehr mit EC-Karte und Kreditkarte abrechnen?

Vorab: Es ist weiterhin problemlos möglich, Rechnungen mit den Zahlungsarten EC-Karte & Kreditkarte auszustellen! Diese Optionen zählen in Deutschland nicht zur Barzahlung!

Bisher hatten wir hier auch für die deutschen Kund:innen die österreichischen Einstellungen konfiguriert – in Österreich zählen nämlich neben Bargeld auch die Zahlung mit EC-Karte (Bankomat) und Kreditkarte zur Barzahlung.

In Deutschland zählt – auch logischer – nur die Zahlung mit Bargeld zur Barzahlung. Aus diesem Grund haben wir hier umgebaut und während wir die Option, Barbelege zu erstellen, entfernt haben, die Option „Rechnung“ um die Bezahlarten EC-Karte und Kreditkarte erweitert.

Kann ich bestehende Barbelege noch stornieren?

Ein bereits bestehender Barbeleg, der von unseren deutschen Nutzer:innen vor der Version 3.16 erstellt wurde, kann nicht mehr storniert werden. Auch etwaige erstellte BarRechnungen können nicht mehr storniert werden. Warum? Beim Vorgang des Stornierens würde ein neuer Barbeleg entstehen, was eben ohne TSE nicht mehr sein darf.

In diesem Fall, wenn dennoch unbedingt ein Barbeleg storniert werden muss, muss manuell eine Gutschrift in unserer Applikation über den entsprechenden Betrag erstellt werden.

Dies funktioniert unter Finanzen > Gutschriften.

Achtung: Die Gutschrift muss im richtigen Abrechnungskreis erstellt werden und ist immer eine Rechnung – niemals ein Barbeleg. Auch für eine BarRechnung, bei der die Einnahme eigentlich in der Liste der Barbelege angezeigt wird, kann die Gutschrift nur als Rechnung erstellt werden.

Anschließend gibt es zwei Handlungsoptionen:

  1. die Leistungen erneut in die Behandlungen hinzufügen (diese sind dann doppelt vorhanden) und eine neue Rechnung ausstellen.

    ODER

  2. wir können die Rechnungen in der Datenbank im Hintergrund stornieren. Es gibt dann keinen Stornobeleg, sondern die manuelle Gutschrift muss vorhanden sein (dies liegt in der Verantwortung der synapots Kund:innen selbst). Dann sind die Behandlungen offen und können erneut verrechnet werden.

Exklusives, neues Feature:

Gutscheineinlösung bei Kartenzahlungen

Durch den Umbau kommen unsere deutschen Kund:innen jedoch auch exklusiv zu einer neuen Funktion: Denn da die Bargeldzahlung ja ab Version 3.16 nicht mehr vorhanden ist, können ausgestellte Gutscheine nun auch bei EC-Karten- und Kreditkartenzahlungen eingelöst werden.

Dies haben sich viele unserer Kund:innen in Österreich und Deutschland schon lange gewünscht und nun kommen unsere deutschen Kund:innen zuerst in den Genuss dieses Features.

Weitere wichtige Änderungen:

Keine anonymen Belege mehr

Da ab sofort in Deutschland mit synaptos keine Barbelege mehr ausgestellt werden können – bei denen die Angabe eines Empfängers/einer Empfängerin nicht gesetzlich vorgeschrieben ist -, sondern nur noch Rechnungen, gibt es keine anonymen Belege mehr, sondern nur mehr Rechnungen MIT Empfänger:in.

Änderungen in der Übersichtsliste der Rechnungen

Die Liste “Rechnungen” unter Finanzen > Rechnungen bietet auch einen Filter zur Zahloption für Kartenzahlungen. Wichtig: Hier muss bei der Betrachtung zwischen Kartenzahlungen VOR und NACH der Umstellung unterschieden werden.

Wie sehe ich den Unterschied zwischen einer Kartenzahlung vor und nach der Umstellung in der Übersichtsliste?

Die Liste “Rechnungen” unter Finanzen > Rechnungen bietet auch eine Filteroption für Kartenzahlungen.

Diese können eindeutig der Zeit vor und nach der Umstellung bzw. Entfernung der Barzahlung zugeordnet werden.

Wie?

Bei Rechnungen, die ab Version 3.16 mit EC-Karte beglichen wurden, gibt es in der Übersichtsliste keine Trennung in Zahlungseingang und Rechnungsbetrag – diese sind nämlich im Falle der Kartenzahlung gleichzusetzen.

Barbelege aus der Vergangenheit, die mit EC-Karte beglichen wurden, scheinen nach der Umstellung in der Auflistung der erstellten Rechnungen mit Zahlungseingang € 0,00 auf (der Zahlungseingang für die Rechnung MUSS hier 0 sein, weil der Zahlungseingang ja beim Barbeleg zu finden ist) und dem entsprechenden Betrag bei Rechnungsbetrag € (im Beispiel unten wären dies die 46 €).

Du hast noch mehr Fragen zur Umstellung?

Melde Dich jederzeit gerne bei uns im synaptos Support unter support@synaptos.at per Mail oder telefonisch von Montag bis Donnerstag von 8 bis 15 Uhr und Freitag von 8 bis 13 Uhr unter +43 463 28 99 82.

Wenn Du gerne außerhalb dieser Zeiten einen Rückruf hättest, ist das überhaupt kein Problem. Teile uns einfach einen für Dich passenden Termin mit und wir melden uns bei Dir.

Noch ein paar wichtige Hinweise:

Keine BarRechnung mehr

Es gibt keine BarRechnungen mehr – d.h. eine Rechnung, die mit Kreditkarte oder EC-Karte bezahlt wird, ist eine normale Rechnung.

"Betrag dankend erhalten"

Beim Erstellen einer BarRechnung wurde bisher der Schriftzug „Betrag dankend erhalten“, als Hinweis, dass die Bezahlung in bar erfolgt ist, angedruckt. Dies gibt es nun nicht mehr.

Behandlungsdetails > Finanzen

Die Spalte „Barbeleg“ haben wir hier entfernt – es ist also ab Version 3.16 nicht mehr ersichtlich, ob ein Barbeleg bei der Bezahlung einer Behandlung inkludiert war.

Gutscheine & Kartenzahlung

Gutscheine können ab sofort auch bei der Zahlung mit EC- oder Kreditkarte eingelöst werden, da die Rechnung immer Gutscheine einlösen kann und sie jetzt diese beiden neuen Bezahlarten hat.

BMD Export

Da das BMD-Format beim Export der Datei für den Jahresabschluss in Deutschland nicht relevant ist, haben wir dieses für deutsche Kund:innen deaktiviert.

Vorauszahlungen & Sammelrechnungen

Da es in Deutschland keine Barzahlungen mehr gibt, fallen auch die entsprechenden Funktionen für eine Vorauszahlung in bar und die Erstellung einer Sammelrechnung weg.