Das Jahr neigt sich langsam wieder dem Ende zu. Für viele bedeutet das Feiertage — für Therapeuten & Therapeutinnen oft: Zeit für den Jahresabschluss.
Auch wenn Buchhaltung und Steuern nicht zu den Lieblingsthemen vieler Therapeuten & Therapeutinnen gehören, bleibt der Jahresabschluss ein zentraler Bestandteil der Praxisorganisation. Es gibt viele Vorschriften, Fristen und Dokumente, die schnell verwirren können. Kein Wunder also, dass viele die Unterstützung eines Steuerberaters oder einer Steuerberaterin in Anspruch nehmen.
Was musst Du dabei beachten? Welche Unterlagen musst Du Deinem Steuerberater oder Deiner Steuerberaterin schicken? Und vor allem: Wie lässt sich der Jahresabschluss möglichst stressfrei vorbereiten?
In diesem Blogartikel findest Du alle Antworten – klar, verständlich und praxisnah. Mit den richtigen Tipps und einer passenden Praxissoftware wird die Vorbereitung nicht nur einfacher, sondern auch deutlich effizienter.
Das Wichtigste in Kürze:
- Überblick und Transparenz: Ein gut vorbereiteter Jahresabschluss hilft Dir, den Überblick über Deine Finanzen zu behalten und wichtige strategische Entscheidungen zu treffen.
- Voraussetzungen für Steuerberatung: Die passende Praxissoftware unterstützt Dich dabei, alle relevanten Belege zu sammeln und strukturiert aufzubereiten.
- Effizienz & Stressfreiheit: Automatisierte Belegerfassung und gut strukturierte Unterlagen sparen Zeit und Nerven.
Was ist der Jahresabschluss überhaupt?
Für viele (freiberufliche) Therapeuten & Therapeutinnen in Deutschland genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), um Gewinn oder Verlust zu ermitteln und die Einkommensteuererklärung zu erstellen. Voraussetzung ist, dass keine Bilanz- bzw. Buchführungspflicht besteht.
ℹ️Hinweis (Praxisformen):
- Einzelpraxis: Eine einzelne EÜR.
- Praxisgemeinschaft: Jeder Therapeut und jede Therapeutin erstellt eine eigene EÜR (steuerlich vollständig getrennt).
- Gemeinschaftspraxis: Es gibt eine gemeinsame EÜR, da die Praxis ein gemeinsames Unternehmen ist.
Damit ist der „Jahresabschluss“ in Deinem Fall (meist) eine EÜR mit allen zugehörigen Belegen und Angaben zu Einnahmen und Ausgaben.
Welche Einnahmen spielen eine Rolle?
Therapeutische Behandlungen mit ärztlicher Verordnung gelten in der Regel als umsatzsteuerfreie Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG), sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- heilkundliche Zielsetzung,
- entsprechender Qualifikation,
- ggf. ärztliche Verordnung.
Für Leistungen ohne Verordnungen – etwa Wellness, Massagen, Geräte- oder Präventionskurse oder Produktverkäufe – entsteht eine Umsatzsteuerpflicht. Diese müssen getrennt erfasst und abgerechnet werden.
Honorare für Vorträge, Seminare oder Workshops zählen ebenfalls zu den steuerpflichtigen Einnahmen.
Therapeuten & Therapeutinnen können bei umsatzsteuerpflichtigen Behandlungen auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichten. Basis dafür ist die Kleinunternehmerregelung.
Kleinunternehmer bist Du, wenn die Umsätze aus umsatzsteuerpflichtigen Behandlungen im vorherigen Kalenderjahr (2024) einen Nettowert von 22.000 Euro nicht überschritten und im aktuellen Kalenderjahr (2025) 50.000 Euro netto voraussichtlich nicht übersteigen werden.
ℹ️Hinweis (Praxisformen):
- Einzelpraxis / Praxisgemeinschaft: Umsatzsteuerliche Einstufung erfolgt pro Therapeut & Therapeutin.
- Gemeinschaftspraxis: Eine Gemeinschaftspraxis entsteht, wenn sich zwei oder mehr Therapeuten & Therapeutinnen zusammenschließen – in der Regel an einem Standort. Sie arbeiten gleichberechtigt zusammen und bilden nicht nur organisatorisch, sondern auch wirtschaftlich eine Einheit. Das heißt: Sie tragen Einnahmen und Ausgaben gemeinsam und arbeiten auf gemeinsame Rechnung.
Erstattungen, Zuschüsse, Honorare für Vorträge, Seminare oder Workshops zählen ebenfalls zu den Einnahmen.
Welche Ausgaben kannst Du geltend machen?
Praxis- und Betriebskosten wie Miete, Nebenkosten, Geräte, Verbrauchsmaterial, Wartung. Software, Lizenzen, Telefon/Internet, Fortbildung, Fachliteratur — sofern beruflich notwendig.
Personal- und Sozialkosten, falls Angestellte beschäftigt sind. Versicherungen, Markeing und berufliche Fahrten (mit Fahrtenbuch) können ebenfalls geltend gemacht werden.
ℹ️Hinweis (Praxisformen):
Praxisgemeinschaft: Gemeinsame Ausgaben (z. B. Miete) müssen intern sauber verteilt werden → jede Person setzt nur ihren Anteil ab.
Gemeinschaftspraxis: Die Ausgaben gehören dem „Unternehmen“ → zentrale Abrechnung.
Worauf Du steuerlich achten musst!
Für steuerbefreite Heilbehandlungen ist grundsätzlich eine ärztliche Verordnung oder ein therapeutischer Heilzweck erforderlich. Bei fehlender Verordnung oder Präventions-/Wellnessangeboten kann Umsatzsteuerpflicht entstehen.
Bei Mischleistungen (heilkundlich + präventiv) oder Produktverkäufen musst Du Deine Umsätze sauber trennen.
Fristen für die Steuererklärung 2025 in Deutschland:
- Einkommensteuer ohne Steuerberater: 31. Juli 2026
- Mit Steuerberater: 01. März 2027
ℹ️Gemeinschaftspraxen (GbR/PartG) müssen zusätzlich eine gesonderte und einheitliche Feststellungserklärung abgeben.
Warum eine Praxissoftware wie synaptos hilft
Eine moderne Praxissoftware ist der Schlüssel zu einem effizienten und stressfreien Jahresabschluss, denn sie macht Schluss mit dem oft gefürchteten „Schuhkarton“-Prinzip.
Um das zu vermeiden, nutze eine intelligente Praxissoftware wie synaptos. Die intuitive Software digitalisiert nicht nur Deinen laufenden Praxisbetrieb, sondern hilft Dir auch beim Erstellen des Jahresabschlusses.
Die Software ist übersichtlich, einfach und intuitiv. Anders als bei der Methode „Schuhkarton“, werden in synaptos wichtige Belege wie Rechnungen automatisch in synaptos erzeugt und digital archiviert. Kein jahrelanges Archivieren in Schuhkartons mehr – das spart Platz.
Das lästige und zeitraubende Suchen, Sammeln und Sortieren am Ende des Jahres entfällt ebenfalls. Durch die Automatisierung reduziert die Praxissoftware Fehlerquellen und spart Dir wertvolle Zeit, die Du für die wirklich wichtigen Dinge verwenden kannst.
Mit der smartScan App kannst Du Deine Rechnungen sogar mit Deinem Mobilgerät abfotografieren. Die kostenlose App lädt die Belege automatisch in die Ausgabenverwaltung hoch und erkennt den Betrag und das Datum aus dem QR-Code der Rechnung.
ℹ️Hinweis (Praxisformen):
Einzelpraxis & Praxisgemeinschaft: Jede Person exportiert ihre eigenen Daten.
Gemeinschaftspraxis: Ein einziger Export für die gesamte Praxis.
Mit dem digitalen Workflow sparst Du Zeit, Papier und Kapazitäten — und kannst Dich auf Deine Patienten & Patientinnen konzentrieren.
Jahresabschluss vorbereiten - was muss ich tun?
Für die meisten (freiberuflichen) Physiotherapiepraxen in Deutschland ist die EÜR der passende Jahresabschluss. Aber: Umsatzsteuer, Mischleistungen und Praxisformen bringen unterschiedliche Anforderungen mit sich.
Mit einer strukturierten Dokumentation und einer digitalen Praxissoftware wie synaptos behältst Du den Überblick, reduzierst Fehler und kannst den Jahresabschluss stressfrei vorbereiten.