Der Jahresabschluss sichert langfristig die wirtschaftliche Gesundheit Deiner Praxis, gilt aber oft als lästige Pflicht. Erfahre alles, was Du wissen solltest!
Das Jahr neigt sich dem Ende zu – und für viele Therapeuten & Therapeutinnen heißt das: Zeit für den Jahresabschluss. Buchhaltung gehört selten zu den Lieblingsthemen, ist aber die Basis für Deine Steuererklärung und für gute Entscheidungen in Deiner Praxis.
In diesem Beitrag erfährst Du, was der Jahresabschluss für Deine Praxis bedeutet, welche Regeln 2026 gelten und wie Du vor dem 31. Dezember noch Steuern sparen kannst. Und damit Du nichts vergisst: Mit unserer Checkliste zum Abhaken siehst Du auf einen Blick, welche Unterlagen Deine Steuerberatung braucht.
Das Wichtigste in Kürze:
- EÜR statt Bilanz: Freiberufliche Therapeuten & Therapeutinnen ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung – unabhängig von der Praxisgröße.
- Fristen 2026: Die Steuererklärung 2026 ist ohne Steuerberatung bis 2. August 2027 fällig, mit Steuerberatung bis 29. Februar 2028.
- Kleinunternehmerregelung: Es gelten 25.000 € (Vorjahr) und 100.000 € (laufendes Jahr, harte Grenze). Steuerfreie Heilbehandlungen zählen nicht mit.
- E-Rechnung: Empfangen musst Du sie schon heute. Aufbewahrt wird die XML-Datei – ein Foto reicht nicht.
- Aufbewahrung: Belege 8 Jahre, EÜR und Aufzeichnungen 10 Jahre.
- Steuern sparen: Geräte und Fahrzeuge, die Du bis Ende 2027 anschaffst, kannst Du mit bis zu 30 % pro Jahr abschreiben.
Was ist der Jahresabschluss überhaupt?
ℹ️Hinweis (Praxisformen):
- Einzelpraxis: Eine einzelne EÜR.
- Praxisgemeinschaft: Jeder Therapeut und jede Therapeutin erstellt eine eigene EÜR. Gemeinsame Kosten werden nach Vertrag aufgeteilt. Läuft die Kostenteilung über eine eigene Kosten-GbR, kläre mit Deiner Steuerberatung, ob dafür eine eigene Erklärung nötig ist.
- Gemeinschaftspraxis: Eine gemeinsame EÜR für die Praxis plus eine gesonderte und einheitliche Feststellungserklärung, die den Gewinn auf die Partner & Partnerinnen verteilt.
Welche Einnahmen gehören in die EÜR?
In die EÜR gehören alle Einnahmen aus Deiner Praxistätigkeit, zum Beispiel:
- Vergütungen der gesetzlichen Krankenkassen, auch wenn Du über ein Abrechnungszentrum abrechnest
- Zuzahlungen Deiner Patienten & Patientinnen
- Rechnungen an Privatversicherte, Beihilfeberechtigte und Selbstzahler
- Kurse, etwa Präventionskurse, Rehasport oder Funktionstraining
- Produktverkäufe, etwa Tapes, Hilfsmittel oder Pflegeprodukte
- Honorare für Vorträge, Seminare und Workshops
- Ausfallhonorare, Erstattungen und Zuschüsse
Entscheidend ist der Zahlungseingang. In der EÜR gilt das Zufluss-/Abflussprinzip: Eine Einnahme zählt in dem Jahr, in dem das Geld auf Deinem Konto oder in Deiner Kasse landet.
Wann Du behandelt oder abgerechnet hast, spielt keine Rolle. Zahlt die Krankenkasse Deine Dezember-Leistungen erst im Januar, gehört das Geld ins neue Jahr.
ℹ️ Ausnahme 10-Tage-Regel: Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen wie Miete oder Leasingraten, die bis zu zehn Tage vor oder nach dem Jahreswechsel fällig sind und gezahlt werden, ordnest Du dem Jahr zu, zu dem sie wirtschaftlich gehören.
Umsatzsteuer: Was ist steuerfrei, was nicht?
Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei, wenn ein therapeutisches Ziel im Vordergrund steht und Du die nötige berufliche Qualifikation hast.
In der Regel steuerfrei:
- Behandlungen auf ärztliche Verordnung oder Verordnung durch Heilpraktiker & Heilpraktikerinnen
- Leistungen im Rahmen einer Vorsorge- oder Rehamaßnahme, etwa Rehasport oder Funktionstraining (im Einzelfall prüfen)
- Heilbehandlungen durch Heilpraktiker & Heilpraktikerinnen – hier ist keine Verordnung nötig
⚠️ In der Regel umsatzsteuerpflichtig:
- Selbstzahler-Behandlungen ohne Verordnung – auch dann, wenn vorher eine ärztliche Diagnose gestellt wurde
- Präventionskurse nach § 20 SGB V, auch wenn die Krankenkasse sie bezuschusst
- Wellness-Massagen und andere Angebote ohne therapeutisches Ziel
- Produktverkäufe
- Honorare für Vorträge, Seminare und Workshops
Welcher Steuersatz? Steuerpflichtig heißt nicht automatisch 19 %. Für bestimmte, als Heilmittel anerkannte Leistungen kann der ermäßigte Satz von 7 % gelten. Kläre die Einordnung Deiner Selbstzahler-Angebote am besten einmal grundsätzlich mit Deiner Steuerberatung.
ℹ️ Wichtig: Erfasse steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze in Deiner Buchhaltung immer getrennt – auch bei Mischleistungen.
Kleinunternehmerregelung 2026 und 2027
Mit der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) stellst Du für Deine steuerpflichtigen Leistungen keine Umsatzsteuer in Rechnung und weist auf der Rechnung auf § 19 UStG hin.
Seit 2025 gelten neue Grenzen:
- Vorjahr: höchstens 25.000 € netto
- Laufendes Jahr: höchstens 100.000 €. Das ist eine harte Grenze – ab dem Umsatz, mit dem Du sie überschreitest, fällt Umsatzsteuer an.
- Gründungsjahr: höchstens 25.000 €
Gute Nachricht für Therapeuten & Therapeutinnen: Steuerfreie Heilbehandlungen zählen bei diesen Grenzen nicht mit. Es geht nur um die steuerpflichtigen Umsätze, also etwa Kurse, Wellness oder Produkte.
Für 2027 heißt das: Lagen Deine steuerpflichtigen Umsätze 2026 bei maximal 25.000 € und bleiben sie 2027 unter 100.000 €, kannst Du die Regelung 2027 nutzen.
Kleinunternehmer & Kleinunternehmerinnen müssen seit 2024 grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung und keine Voranmeldungen mehr abgeben. Der Nachteil: Du kannst keine Vorsteuer aus Deinen Einkäufen abziehen.
ℹ️Hinweis (Praxisformen):
- Einzelpraxis & Praxisgemeinschaft: Die Grenzen gelten pro Person.
- Gemeinschaftspraxis: Die Grenzen gelten für die Praxis (GbR/PartG) als Ganzes.
Welche Ausgaben kannst Du absetzen?
Absetzbar sind alle Ausgaben, die durch Deine Praxis veranlasst sind. Typisch sind:
- Praxiskosten: Miete, Nebenkosten, Reinigung, Wartung, Verbrauchsmaterial
- Ausstattung: Liegen, Therapiegeräte, Computer – je nach Wert sofort oder über die Abschreibung (siehe Steuertipps)
- Software & Kommunikation: Praxissoftware, Lizenzen, Telefon, Internet, Website
- Abrechnung: Gebühren für Abrechnungszentren
- Fortbildungen und Fachliteratur
- Personalkosten inklusive Sozialabgaben, falls Du Mitarbeiter & Mitarbeiterinnen beschäftigst
- Marketing
- Betriebliche Versicherungen wie Berufshaftpflicht oder Inventarversicherung. Deine Kranken-, Renten- oder Berufsunfähigkeitsversicherung sind keine Betriebsausgaben – sie laufen als Sonderausgaben über die Einkommensteuererklärung.
Fahrten richtig abrechnen:
- Hausbesuche mit dem Privatauto: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Ein formales Fahrtenbuch brauchst Du dafür nicht, nachvollziehbare Aufzeichnungen (Datum, Ziel, Kilometer) aber schon.
- Weg zwischen Wohnung und Praxis: seit 2026 0,38 € pro Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer (einfache Strecke).
- Firmenwagen: Die private Nutzung versteuerst Du pauschal mit der 1-%-Regel oder über ein Fahrtenbuch.
Arbeiten von zu Hause: Für Tage, an denen Du überwiegend zu Hause Verwaltung oder Abrechnung erledigst, kannst Du die Homeoffice-Pauschale ansetzen: 6 € pro Tag, höchstens 1.260 € im Jahr.
ℹ️Hinweis (Praxisformen):
- Praxisgemeinschaft: Gemeinsame Kosten wie Miete werden nach Vertrag aufgeteilt. Jede Person setzt nur ihren Anteil ab.
- Gemeinschaftspraxis: Die Ausgaben gehören der Praxis und laufen zentral über deren EÜR. Eigene Kosten einzelner Partner & Partnerinnen, etwa das eigene Auto, werden als Sonderbetriebsausgaben in der Feststellungserklärung erfasst.
Steuertipps zum Jahresende 2026
Mit ein paar Entscheidungen vor dem 31. Dezember kannst Du Deine Steuerlast für 2026 senken. Welche sich für Dich lohnen, klärst Du am besten mit Deiner Steuerberatung.
Investitions-Booster nutzen
Neue Geräte, Möbel oder Fahrzeuge, die Du zwischen Juli 2025 und Ende 2027 anschaffst, kannst Du degressiv abschreiben – mit bis zu 30 % pro Jahr statt linear über die Nutzungsdauer.
E-Auto
Für neue Elektro-Firmenwagen, die Du zwischen Juli 2025 und Ende 2027 anschaffst, gibt es eine Sonderabschreibung von 75 % im Anschaffungsjahr.
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Investitionsabzugsbetrag
Ausgaben vorziehen
Übungsleiterpauschale
Fristen für die Steuererklärung
Für die Steuererklärung 2026 hast Du rund sieben Monate mehr Zeit, wenn Dich eine Steuerberatung unterstützt.
| Steuerjahr | Ohne Steuerberatung | Mit Steuerberatung |
|---|---|---|
| 2026 | 2. August 2027* | 29. Februar 2028 |
| 2025 | 31. Juli 2026 (abgelaufen) | 1. März 2027 |
*Regulär 31. Juli 2027. Weil das ein Samstag ist, endet die Frist am folgenden Montag.
Die Fristen gelten für die Einkommensteuer-, die Umsatzsteuer- und die Feststellungserklärung gleichermaßen.
Gemeinschaftspraxen (GbR/PartG) geben zusätzlich zur EÜR eine gesonderte und einheitliche Feststellungserklärung ab. Kleinunternehmer & Kleinunternehmerinnen brauchen in der Regel keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
E-Rechnung: Was gilt für Praxen?
E-Rechnungen empfangen musst Du schon heute, für Deine Heilbehandlungen ausstellen musst Du sie nicht.
- Empfangen: Seit 1. Januar 2025 muss jede Praxis E-Rechnungen von Geschäftspartnern wie Lieferanten oder Softwareanbietern empfangen können – auch wenn Deine Umsätze steuerfrei sind. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- Ausstellen: Rechnungen an Patienten & Patientinnen und über steuerfreie Heilbehandlungen sind ausgenommen. Für andere Rechnungen an Unternehmen, etwa für einen Kurs zur betrieblichen Gesundheitsförderung, gilt die Pflicht ab 2027, wenn Dein Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, und ab 2028 für alle. Kleinunternehmer & Kleinunternehmerinnen sind ausgenommen.
- Archivieren: Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Aufbewahrt wird die XML-Datei im Originalformat. Ein Ausdruck, ein Foto oder ein reines PDF reichen nicht.
Belege aufbewahren: So lange gelten die Fristen
Seit 2025 musst Du Rechnungen und andere Buchungsbelege nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahren.
| Unterlagen | Aufbewahrung |
|---|---|
| Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und andere Buchungsbelege | 8 Jahre |
| EÜR, Aufzeichnungen, Anlageverzeichnis | 10 Jahre |
| Geschäftsbriefe und geschäftliche E-Mails | 6 Jahre |
| Patientendokumentation | 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung, sofern keine längeren Fristen gelten |
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Papierbelege darfst Du digitalisieren, wenn das Verfahren nachvollziehbar und unveränderbar ist. Die Details klärst Du am besten mit Deiner Steuerberatung.
Barzahlungen und Kasse
Kassierst Du Zuzahlungen oder Selbstzahler-Leistungen bar, musst Du jede Einnahme einzeln und nachvollziehbar aufzeichnen. Zwei Punkte sind aktuell wichtig:
- Meldepflicht: Nutzt Du eine elektronische Kasse, auch eine Tablet- oder App-Kasse, musst Du sie seit 2025 über ELSTER beim Finanzamt melden. Neue Kassen meldest Du innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Elektronische Kassen brauchen außerdem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE).
- Ausblick Kassenpflicht: Die Bundesregierung hat im September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen. Danach sollen Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz ab 2028 eine elektronische Kasse nutzen müssen. Ausgenommen sein sollen Betriebe mit höchstens 12.000 € Barumsatz im Jahr. Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet – wir halten Dich auf dem Laufenden.
Checkliste: Diese Unterlagen braucht Deine Steuerberatung
| Checkliste Jahresabschluss 2026 | |
|---|---|
| Ausgangsrechnungen und Abrechnungen (Krankenkassen, Privatpatienten & Privatpatientinnen, Selbstzahler) | |
| Auszahlungsbelege der Krankenkassen bzw. Deines Abrechnungszentrums | |
| Kassenaufzeichnungen bzw. Kassenbuch für Barzahlungen | |
| Eingangsrechnungen und Quittungen, E-Rechnungen als XML-Datei | |
| Kontoauszüge des Praxiskontos | |
| Belege zu Anschaffungen für Abschreibung und Anlageverzeichnis | |
| Fahrtaufzeichnungen bzw. Fahrtenbuch | |
| Lohnunterlagen, falls Du Mitarbeiter & Mitarbeiterinnen beschäftigst | |
| Verträge: Miete, Leasing, Versicherungen, Kooperationen | |
| Steuerpflichtige Umsätze (Kurse, Wellness, Produkte), getrennt erfasst | |
| Praxisgemeinschaft: Kostenaufteilung · Gemeinschaftspraxis: Gesellschaftsvertrag und Gewinnverteilung | |
So unterstützt Dich synaptos beim Jahresabschluss
Der Klassiker zum Jahresende: ein Schuhkarton voller Belege und ein Wochenende voller Suchen. Mit einer Praxissoftware wie synaptos sammelst Du Deine Unterlagen schon unterm Jahr. Am Jahresende musst Du sie nur noch zusammenstellen, statt sie zu suchen.
- Rechnungen entstehen direkt in synaptos: Deine Ausgangsrechnungen erstellst Du in synaptos, dort werden sie auch digital archiviert.
- Belege per App erfassen: Mit der smartScan App fotografierst Du Papierbelege mit dem Smartphone. Die kostenlose App lädt sie in die Ausgabenverwaltung hoch und liest Betrag und Datum aus dem QR-Code der Rechnung aus. [PRÜFEN: Funktion aktuell?]
- Export für Deine Steuerberatung: Deine Einnahmen und Ausgaben exportierst Du gesammelt und gibst sie an Deine Steuerberatung weiter.
ℹ️Hinweis (Praxisformen):
- Praxisgemeinschaft: Gemeinsame Kosten wie Miete werden nach Vertrag aufgeteilt. Jede Person setzt nur ihren Anteil ab.
- Gemeinschaftspraxis: Die Ausgaben gehören der Praxis und laufen zentral über deren EÜR. Eigene Kosten einzelner Partner & Partnerinnen, etwa das eigene Auto, werden als Sonderbetriebsausgaben in der Feststellungserklärung erfasst.
Gut vorbereitet ins neue Jahr!
Für die meisten Therapeuten & Therapeutinnen ist der Jahresabschluss eine EÜR – gut machbar, wenn die Unterlagen das Jahr über sauber gesammelt werden. Achte 2026 besonders auf die Kleinunternehmergrenzen, die Trennung von steuerfreien und steuerpflichtigen Leistungen und die richtige Ablage von E-Rechnungen. Und nutze die Steuertipps, solange das Jahr noch läuft.
Mit einer digitalen Praxissoftware wie synaptos behältst Du den Überblick und gibst Deiner Steuerberatung strukturierte Unterlagen an die Hand.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.