In den offenen Fragen der großen synaptos Kund:innen-Umfrage habt ihr uns viel positives Feedback hinterlassen, worüber wir uns sehr gefreut haben. Darüber hinaus habt ihr uns dankenswerterweise aber auch eure Wünsche und Verbesserungsvorschläge hinterlassen sowie eure Problemstellungen genannt.
Bei einigen eurer Antworten haben wir festgestellt, dass es die gewünschte Funktion in synaptos schon gibt und ihr sie vielleicht nur noch nicht entdeckt habt oder sie eventuell einfach in eurem Paket nicht enthalten ist. Möglicherweise steht sie aber auch bereits auf unserer To-do-Liste und wir möchten euch über den Stand der Dinge am Laufenden halten.
Deshalb widmen wir uns in zwei Blogbeiträgen diesen Fragen und Problemen aus der großen synaptos Kund:innen-Umfrage. Wir zeigen euch Lösungen auf, wo ihr die entsprechende Funktion in synaptos finden könnt und verraten euch, ob wir vielleicht schon im Hintergrund an einer eurer Wunschfunktionen werkeln.
Los geht’s mit Teil 1.
#1: Das Programm arbeitet oft langsam, speziell nach einem Update.
Antwort: Wir sind uns bewusst, dass die Performance der Software noch Luft nach oben hat und es manchmal, vor allem bei sehr großen Datenbanken mit vielen angelegten Patient:innen und Kund:innen, beim Laden etwas länger dauern kann.
Wir arbeiten bereits intensiv an der Performance unserer Software. Dies ist ein komplexer Prozess, den wir aber auf dem Radar haben bzw. wo schon in naher Zukunft mit Verbesserungen zu rechnen ist. Für die Behandlungsdetails haben wir in aufwendigen und langen Entwicklungsarbeiten aber bereits in unserem Update vom 2. Juni 2023 eine Performanceoptimierung vorgenommen.
#2: Die Fotos von synaptos direkt für die Doku sind verschwommen bis unleserlich. Vielleicht könnte man das verbessern.
Antwort: Die Qualität der hochgeladenen Fotos, die in die Dokumentation hinzugefügt werden, ist ein Thema, das uns schon eine gewisse Zeit begleitet. Bei einem unserer Updates im Januar 2023 waren wir der Meinung dieses Problem endgültig gelöst zu haben, doch leider schien die Qualität noch immer nicht ideal zu sein.
Unsere Softwareentwickler haben sich also erneut dieser Thematik gewidmet und eine Verbesserung vorgenommen, die in unserem Update vom 12. Mai integriert war. Damit sollte dieses Problem behoben sein.
#3: Ich hätte gerne für den Steuerberater eine Abrechnung ohne Namen.
Antwort: Dies ist bereits möglich. Hier haben wir in synaptos die Möglichkeit der geschwärzten Belege integriert. Diese kann unter Einstellungen > Honorarnoten / Barbelege (AT) bzw. Rechnungen / Barbelege (DE) aktiviert werden. Ist diese Funktion einmal aktiviert, kann beim Versenden von Belegen und beim Export gewählt werden, ob die originalen oder geschwärzten Belege verwendet werden sollen.
Der Export der geschwärzten Belege funktioniert folgendermaßen: Finanzen > Finanzcockpit > Exportbutton drücken. Anschließend im Dropdown auswählen, welche Art von Dateien und Belegen exportiert werden sollen und hier die Option mit geschwärzten Belegen auswählen.
Der Versand eines geschwärzten Belegs, einer geschwärzten Honorarnote oder Rechnung funktioniert wie folgt: Nach Erstellung der Rechnung werden rechts oben die Möglichkeiten PDF – E-Mail – Drucken angeboten. E-Mail funktioniert natürlich nur bzw. wird nur zur Auswahl gestellt, wenn der E-Mail-Versand bereits in den Einstellungen konfiguriert wurde.
Soll der Beleg bzw. die Rechnung per Mail versendet werden, auf E-Mail klicken und im erscheinenden Pop-up das Kästchen mit „Geschwärzter Beleg“ anhaken. Zusätzlich gibt es auch zur weiteren Sicherheit die Option, den Beleg mit einem Passwort zu schützen, damit ihn nur die entsprechende Person ansehen bzw. öffnen kann.
#4: Das Einloggen ist nur mit dem Passwort möglich. Ein zusätzlicher Schutz wäre gut.
Antwort: Dies ist eine Sorge, die bereits einige unserer Kund:innen geäußert haben und die wir gut verstehen können. Bei Banken etwa ist die sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung mittlerweile vorgeschrieben und überall implementiert. Aus diesem Grund sind viele von uns bereits daran gewöhnt.
Auch wenn es für den Bereich von synaptos gesetzlich noch nicht vorgeschrieben ist, haben wir die Zwei-Faktor-Authentifizierung bereits auf unserer To-do-Liste für die kommenden Monate. Wir sind jedoch noch am Tüfteln, welche Möglichkeit hier die praktikabelste sowohl für uns als auch unsere Kund:innen ist.
#5: Es wäre einfacher, wenn man die Leistung immer separat eingeben könnte und nicht automatisch die Leistung des letzten Mals eingebucht würde.
Antwort: Diese Funktion gibt es bereits. Ihr könnt nämlich in den Einstellungen festlegen, wie ihr dies gerne haben möchtet. Soll die Leistung immer automatisch übernommen werden oder möchtet ihr sie separat eingeben.
Die Konfiguration dazu findet ihr unter Einstellungen > Dokumentation > Behandlungsverlauf. Dort kann dann das Häkchen bei der Checkbox „Leistungen des vorhergehenden Termins übernehmen“ – je nach Wunsch – hinzugefügt oder entfernt werden.
#6: Es wäre sehr praktisch, die App im Microsoft-Store wieder verfügbar zu haben.
Antwort: Die smartTherapy App war auch bisher nicht im Microsoft-Store verfügbar. Generell ist es wichtig zu wissen, dass synaptos bzw. smartTherapy eine browserbasierte Lösung ist. Es ist also keine App notwendig, um unsere Praxissoftware zu nützen, sondern lediglich ein Internetbrowser (Chrome, Edge, Safari, Firefox, etc.) und eine stabile Internetverbindung. Darüber hinaus haben wir jedoch für Android User:innen unter unseren Kund:innen, die Möglichkeit geschaffen, smartTherapy als App zu installieren. Diese ist im Google Play Store und im Huawei App Store zum Download verfügbar.
PS: Wir wissen, dass es auch viele Apple-Nutzer:innen von synaptos gibt, die gerne eine App hätten. Hier planen wir jedoch für die vorhersehbare Zukunft keine eigene App für das Betriebssystem iOS, da die Vorgaben von Apple derzeit für uns nicht umsetzbar sind.
Die smartScan App hingegen ist sowohl für Android als auch iOS-Nutzer:innen verfügbar.
#7: Mein Anliegen ist, dass ich das Honorardatum nicht mehr individuell anpassen kann.
Antwort: Es stimmt, dass es einmal bei synaptos möglich war, das Honorarnotendatum individuell anzupassen. Wir haben diese Möglichkeit jedoch entfernt, da es hier im Nachhinein oftmals zu nicht übereinstimmenden Daten in den Finanzen gekommen ist und dann bei uns im Support eine lange Suche nach den entsprechenden Rechnungen durchgeführt werden musste, die sehr viel Zeit und Ressourcen in Anspruch genommen hat. Deshalb haben wir dieses Recht grundsätzlich entfernt.
Es existiert aber noch und wenn der Wunsch danach gegeben ist, dieses wieder zu erhalten, können wir es individuell auch wieder freischalten. WICHTIG: Wenn wir das Recht wieder freischalten, dann gibt es jedoch von unserer Seite keinen Finanzsupport mehr, falls es zu Unstimmigkeiten kommen sollte.
#8: Ein Fahrtkostenberechner wäre toll.
Antwort: Wir haben keinen Fahrtkostenberechner per se, aber es gibt bei uns die Möglichkeit das Kilometergeld bei Hausbesuchen zu verrechnen.
Dies ist auch ganz leicht zu konfigurieren:
Dazu muss einfach eine neue Nebenleistung mit dem Kilometergeld unter Stammdaten > Leistungen hinzugefügt werden. Dieses beträgt in Deutschland aktuell für PKWs 0,30 €. Zusätzlich müssen bei der Leistungserstellung die Option „Hausbesuch“ und die Funktion „Abrechnung per Km“ (siehe Foto) angeklickt werden.
Außerdem ist es wichtig, dass bei den relevanten Patient:innen auch direkt unter PatientInnendaten > Adresse > Entfernung zur PatientIn die zu verrechnenden Kilometer hinterlegt werden (= hin und zurück; Beispiel: Die Entfernung in eine Richtung beträgt 5 km, also können hier gleich 10 km für den Hin- und Rückweg eingetragen werden; dann muss die Leistung nicht zweimal hinzugefügt werden).
So werden die Kilometer automatisch übernommen und, wenn die Leistung hinzugefügt wird, kalkuliert.
#9: Ich wünsche mir die Rückeinführung der Summenhöhe beim Button für die Abrechnung.
Antwort: Beim Update auf die Version 3.0 haben wir unter anderem die Summe der offenen Leistungen beim Button für die Abrechnung in der Behandlungsansicht entfernt. Durch das Feedback unserer Kund:innen wissen wir aber, dass ihnen dieser Betrag oftmals mehr Übersicht verschafft hat und sehr wichtig war.
Das große Comeback der offenen, noch zu verrechnenden Summe hat es bereits in unser Update vom 12. Mai 2023 geschafft – allerdings nicht an der Stelle, wo dies bis zur Version 3.0 der Fall war, neben dem Button „Abrechnung“, sondern im Reiter Finanzen in der Behandlungsansicht der Patient:innen, wo auch alle anderen finanziellen Aspekte eines Patienten/einer Patientin erfasst und gesammelt werden.
Weiter geht es in Teil 2.