Abrechnungssoftware für Therapeuten: Einfache & effiziente Abrechnung mit synaptos
Unsere Abrechnungssoftware für Therapeuten & Therapeutinnen bietet Dir vielseitige Funktionen, damit Du Deine Abrechnung einfach, transparent und effizient durchführen kannst.
Ob die Vorbereitung des Jahresabschlusses per Knopfdruck, die schnelle Honorarnotenerstellung oder die bei synaptos integrierte Registrierkasse für unsere österreichischen Kunden & Kundinnen.
Mit der smarten Abrechnungssoftware von synaptos werden Rechnung erstellen & Co. zum Kinderspiel.
Rechnungen schreiben
Ganze Behandlungsserien oder einzelne Behandlungen mit nur einem Klick abrechnen. Die unverrechneten Leistungen werden automatisch vorgeschlagen. Die One-Click Rechnungserstellung ist eines unserer beliebtesten Features der Abrechnungssoftware.
Abrechnungscockpit
In unserem praktischen Abrechnungscockpit findest Du alle noch zu verrechnenden therapeutischen Leistungen übersichtlich pro Patient/Patientin und Behandlungsserie aufgelistet. Mit wenigen Klicks rechnest Du – mit Barzahlung oder mittels Rechnung – ab und hast so Deine Abrechnung immer voll im Griff.
Belege schwärzen
Rechnungen und Belege können bei synaptos geschwärzt und somit anonymisiert werden. Dies ist vor allem bei einer Übermittlung an Außenstehende, wie den Steuerberater/die Steuerberaterin, relevant.
Ausgabenverwaltung
Schuhkarton war gestern! Verwalte Deine Kosten mit synaptos und unserer Ausgabenerfassungs-App smartScan. Damit hast Du Deine Finanzen immer im Blick und die Vorbereitung des Jahresabschlusses erfolgt mit nur einem Klick.
Vorauszahlungen
Möchten Deine Patientinnen und Patienten gerne mehrere Behandlungstermine bereits im Voraus in bar bezahlen, ist dies in synaptos ebenfalls möglich. Beim nächsten Behandlungstermin mit der vorausgezahlten Leistung erscheint ein Pop-Up und erinnert Dich an die bestehende Vorauszahlung.
Produktverkauf
Du verkaufst zusätzlich Waren, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind? Verwalte Deine Produkte in unterschiedlichen Warengruppen und definiere Favoriten. Das eigene Gewerbe kann ganz simpel mittels Abrechnungskreisen separat von den therapeutischen Behandlungen laufen.
Mit der smarten Abrechnungssoftware Zeit & Geld sparen.
Die Abrechnungssoftware für Therapeuten & Therapeutinnen von synaptos vereint alle Funktionen, die für eine reibungslose Abrechnung von Behandlungen erforderlich sind. Dazu zählen die unkomplizierte Rechnungserstellung, die Gutschein- und Ausgabenverwaltung, das Mahnwesen, das Finanzcockpit, Gutschriften, das Abrechnungscockpit, der Datenexport und vieles mehr.
Rechnungen für Patienten & Patientinnen werden mit synaptos ganz einfach erstellt. Alle erbrachten und noch nicht verrechneten Leistungen sowie die Adressinformationen werden Dir automatisch aus der Behandlung vorgeschlagen und sind übersichtlich im Abrechnungscockpit gesammelt. Dort rechnest Du mit wenigen Klicks alle noch offenen Leistungen ab.
Mit dem Erstellen der Rechnung erfolgt ebenfalls automatisch der Eintrag in der Buchhaltung. Am Ende des Jahres bereitest Du den Jahresabschluss mit nur einem Klick vor und sendest ihn an Deinen Steuerberater oder Deine Steuerberaterin. Durch diese perfekte Vorbereitung ersparst Du Dir einiges an Kosten bei der Steuerberatung.
Abrechnungskreise
Für die saubere Buchhaltung: Wenn Du zusätzlich Vorträge oder Schulungen anbietest und die Einnahmen und Ausgaben gesondert sammeln musst, kannst Du dies mit den Abrechnungskreisen in der Abrechnungssoftware tun.
Gutscheine & Gutschriften verwalten
Behandlungseinheiten bei Dir als Geschenk! Mit synaptos kannst Du die Gutscheine im Abrechnungsprogramm ideal verwalten und im Zuge der Abrechnung einem Patienten oder einer Patientin zuordnen und einlösen.
Hast Du aus Versehen einmal zu viel verrechnet, erstellst Du in der Abrechnungssoftware von synaptos einfach eine Gutschrift und die Sache ist erledigt.
Mehrere Praxisstandorte
Du arbeitest an unterschiedlichen Praxisstandorten und benötigst daher unterschiedliche Rechnungsvorlagen je Standort? Mit synaptos kein Problem. Du gestaltest Deine A4 PDF-Vorlagen und lädst sie einfach hoch.
QR-Code für die Überweisung
In der Abrechnungssoftware kannst Du automatisch einen QR-Code auf Deine Rechnungen drucken, der Deine Bankdaten und den zu überweisenden Betrag enthält. So erleichterst Du Deinen Patienten & Patientinnen die Bezahlung.
Mahnwesen
Wenn der Patient einmal nicht zahlt oder einfach darauf vergessen hat, kannst Du aus der offenen Rechnung mit einem Klick eine Zahlungserinnerung bzw. eine Mahnung erstellen und versenden. Insgesamt haben wir in der Abrechnungssoftware einen vierstufigen Mahnprozess für Dich konzipiert.
Rechnungsvorlage
Auch für Deine Rechnungen und Belege gestaltest Du nach Deinen Wünschen, Praxisfarben und mit Deinem Logo eine Vorlage und lädst sie als A4 PDF in synaptos hoch.
Fragen & Antworten
Um Deine Abrechnung noch übersichtlicher zu machen, kannst Du auch gerne für jeden Standort eine eigene Rechnungs-/Belegvorlage mit der jeweiligen Adresse hinterlegen.
Gehe dafür unter Einstellungen > Abrechnung > Beleggestaltung. Dort kannst Du eine neue Belegvorlage im A4 Format als PDF hochladen und dem jeweiligen Standort zuweisen. Du hast die oberen und unteren 3 cm der Seite zur freien Gestaltung zur Verfügung.
Eine detaillierte Anleitung dazu findest Du im Hilfecenter unter Beleggestaltung.
In synaptos ist es tatsächlich so, dass mit einer durchgeführten Endverrechnung auch automatisch die dazugehörige Behandlungsserie geschlossen wird (bei der Teilverrechnung ist dies nicht der Fall).
Um also im Nachhinein noch etwas dokumentieren zu können, musst Du die Behandlungsserie wieder öffnen.
Dies funktioniert folgendermaßen: In den Behandlungsdetails des Patienten/der Patientin rechts auf den Aktionsbutton (…) klicken und „Behandlungsserie fortsetzen“ wählen. Doku nachtragen und über denselben Weg die Serie wieder schließen.
Die Funktion Belege schwärzen ist in den Einstellungen verfügbar und sorgt für absolute Diskretion, sobald Belege nach außen transportiert werden.
Um sie zu benutzen, musst Du sie in den Einstellungen > Abrechnung > Belege und Honorarnoten manuell aktivieren. Wie das funktioniert, siehst Du ausführlich erklärt hier.
Ist sie einmal aktiviert, kannst Du beim Versenden von Belegen und beim Export wählen, ob Du die originalen oder geschwärzten Belege verwenden möchtest.
Damit Rechnungen optimal ausgedruckt werden, empfehlen wir grundsätzlich folgende Einstellungen:
- Papierausrichtung: Hochformat (Porträt)
- Inhalt skalieren: Auf Seitengröße verkleinern
- Seitenränder: Standardeinstellungen
- Kopf- / Fußzeile: Ausblenden
Die Möglichkeiten für erweiterte Einstellungen (bzw. feinere Justierungen) des Drucks sind abhängig vom verwendeten Webbrowser (Chrome, Edge, Safari, Firefox) – grundsätzlich versuchen wir stets auf Updates bei den Webbrowsern so schnell wie möglich zu reagieren, damit unsere Einstellungen kompatibel sind und bleiben.
Mehr Infos zu den einzelnen Browsern gibt es hier.
Grundsätzlich sind eine Rechnung und eine Honorarnote dasselbe. Es gelten dieselben Formvorschriften, jedoch gibt es in Österreich unterschiedliche Bezeichnungen, abhängig von der Berufsgruppe.
BEACHTE: In Deutschland wird der Begriff Rechnung einheitlich genutzt!
Sobald Du Patient:innen behandelst und dafür ein Entgelt erhalten sollst, erstellst Du eine Rechnung.
Die Rechnung ist kein Beleg und darf auch nicht verwechselt werden.
Ein Beleg, Barbeleg, Kassenbon oder eine Quittung sind Bezeichnungen für eine Bestätigung einer Barzahlung. Diese Begriffe werden synonym verwendet.
Ein Beleg wird als Bestätigung einer Barzahlung ausgestellt. Dazu zählen in Österreich Bargeld, Bankomatzahlungen und Kreditkartenzahlungen.
In Deutschland zählt zur Barzahlung nur die tatsächliche Bezahlung mit Bargeld.
Sobald Deine Leistung bar bezahlt wird, musst Du einen Beleg ausstellen. Zur Barzahlung zählen in Österreich Bargeld, Bankomatkarte/EC Karte und Kreditkarte. Diese Zahlungsarten sind registrierkassenpflichtig.
In Deutschland hingegen ist nur die tatsächliche Barzahlung mit Bargeld registrierkassenpflichtig.
Beachte: Du musst auch einen Beleg ausstellen, wenn Du keine Registrierkasse nutzt. In diesem Fall wird der Erlass zur Einzelaufzeichnungspflicht geltend: https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e2s1. Der Unterschied ist hier nur, dass der Beleg keinen QR- Code enthält.
Rechnungen/Honorarnoten werden in Österreich über eine erbrachte Leistung ausgestellt. Die Zahlung erfolgt meist erst im Nachhinein.
Die rechtliche Grundlage bildet das Umsatzsteuergesetz.
Es gibt bestimmte formale Mindestanforderungen, die eine Rechnung/Honorarnote erfüllen muss. Diese sind abhängig von der Rechnungssumme:
Rechnungen/Honorarnote bis 400 € (inkl. USt)
- Name und Anschrift des Ausstellers (Therapeut:in, Arzt/Ärztin etc.)
- Beschreibung der Leistung (Art und Umfang)
- Ausstellungsdatum (Honorarnotendatum)
- Tag oder Zeitraum der Leistungserbringung
- Entgelt inkl. Umsatzsteuer
- Fortlaufende Rechnungsnummer
Rechnungen/Honorarnoten ab 400 € (inkl. USt) benötigen zusätzlich zu den oben genannten Anforderungen noch:
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin
- Ausgewiesener Steuerbetrag (Umsatzsteuerbetrag muss separat aufgelistet sein)
- UID Nummer des/der Leistenden (außer bei Umsatzsteuerbefreiung)
Je nachdem, in welcher Reihenfolge Du die Belege erstellt hast, stehen Dir hier unterschiedliche Optionen zur Verfügung.
- a) Honorarnote mit Überweisung erstellt, danach Umstellung auf Barzahlung;
- b) Honorarnote als bezahlt markieren mit Bezahlart „Bar“;
- c) Barbeleg vorab erstellt – Patient:in hat bereits bezahlt.
Alle drei Optionen erklären wir Dir im Detail in unserem Hilfe-Center.
Deine Termine immer
im Überblick.
Mit dem in synaptos integrierten Kalender hast Du alle Deine Termine immer im Blick und verlierst nie die Übersicht. Unser Kalender in der Therapeuten Software zeichnet sich durch eine einfache und intuitive Terminverwaltung aus. Um Terminausfälle zu vermeiden, können Patienten & Patientinnen mittels SMS-Terminerinnerung auf bevorstehende Termine aufmerksam gemacht werden. Für abgesagte Termine können Ausfallskosten verrechnet werden.
Zudem gibt es die Möglichkeit, Behandlungstermine online über die Homepage des Therapeuten oder der Therapeutin buchen zu lassen.
Doch unser Praxiskalender bietet noch viel mehr Möglichkeiten.
Übersichtliche und schnelle Dokumentation.
Patienten & Patientinnen können mit der synaptos Therapeuten Software ganz einfach in die Dokumentation miteingebunden werden. Mit Hilfe des integrierten Befundbogens erfolgt eine schnelle Erfassung der Beschwerden, indem mittels Drag & Drop Symbole auf der einzigartigen synaptos Bodychart (Körperkarte) platziert werden.
Für jene Fachbereiche, wo es notwendig und nützlich ist, bieten wir auch die VAS-Schmerzskala an. Mit dieser kann der Patient bzw. die Patientin ganz genau den Grad der Schmerzen angeben und bei konsequenter Dokumentation kann am Ende der Behandlung der Erfolg der Therapie nachvollziehbar dargestellt werden.
Die Patienten & Patientinnen sind Teil des Therapieprozesses, womit auch ihre Zufriedenheit steigt.
Wir sind für Dich da.
Du bist Dir noch unsicher, ob eine digitale Praxissoftware das Richtige für Dich ist?
Mehr als 2.000 zufriedene Kundinnen & Kunden sprechen eine deutliche Sprache. Auch für sie war es ein großer Schritt, doch sie haben es gewagt!
Wir begleiten Dich auf jedem Schritt des Umstiegs von analog auf digital und sind für Dich da, wenn etwas nicht ganz klar sein sollte. Unser Ziel ist es, den Einstieg in synaptos so einfach wie möglich für Dich zu gestalten.
Vertraue auf die Meinung Deiner Kollegen & Kolleginnen
Eine Abrechnungssoftware für Therapeuten und Therapeutinnen ist immer nur so gut, so gut diese deren Abläufe unterstützt.
Vertrau der Meinung Deiner Kollegen und Kolleginnen! Sie nutzen synaptos schon seit Jahren!
Starte jetzt mit synaptos in Deinen digitalen Praxisalltag!
Die Abrechnungssoftware von synaptos unterstützt Dich optimal bei allen administrativen Aufgaben, die die Selbstständigkeit und die Praxisorganisation mit sich bringen.
Damit Du Dich voll und ganz auf die Behandlung Deiner Patienten & Patientinnen konzentrieren kannst und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge hast.
14 Tage Testphase
14 Tage kostenlos & unverbindlich testen! Du musst keine Zahlungsinformationen hinterlegen!
Keine Abofalle
Sollte synaptos Dich nicht überzeugt haben, läuft die Testphase einfach aus.
Fragen?
Unser telefonischer Support ist für Dich da:
Mo. – Do. von 08:00-15:00 Uhr
Freitag von 08:00-13:00 Uhr
Oder sende eine Mail an: support@synaptos.at
